Chỉnh sửa nhanh văn bản Word một cách chuyên nghiệp

Word là một chương trình tương đối dễ sử dụng nằm trong bộ Microsoft Office. Nhưng để sử thành thạo Word cần có một khoảng thời gian sử dụng và học cách làm chủ nó tương đối. Để chỉnh sửa những văn bản dài, những báo cáo cả trăm trang thì chỉnh sửa định dạng thủ công rất mất thời gian. Tôi đã từng gặp nhiều người ngồi cặm cụi làm cái mục lục của Word hoàn toàn thủ công bằng cách ngồi kiểm tra cả trăm trang. Những người như vậy sử dụng Word một cách quá cơ bản!!!!! Do đó trong phạm vi bài viết này tôi muốn chia sẻ cách định dạng nhanh một file Word có sẵn như ý của chúng ta. Minh họa được thực hiện trên Word 2013. Word 2007 trở lên được áp dụng tương tự.

Yêu cầu đầu tiên là bạn PHẢI SỬ DỤNG STYLE cho file word bạn đang chỉnh sửa, nhất là các style cho các đề mục để bạn có thể làm mục lục tự động một cách trơn tru. Thứ hai là bạn phải KÍCH HOẠT DEVELOPER TAB để chúng ta có thể nhập nhanh các style mẫu có sẵn từ một văn bản khác.

Nếu bạn chưa biết sử dụng style trong văn bản Word thì series nắm vững Word cơ bản sẽ giúp bạn biết nó là gì. Hiện tại tôi chưa viết :D

Sau khi đã thực hiện đầy đủ các yêu cầu thì ta thực hiện những bước sau đây:

  1. Để định dạng trang cho văn bản thì bạn vào tab PAGE LAYOUT, sau đó thiết lập các tham số như mong muốn

Đôi lúc bạn sẽ gặp lỗi “Settings you choose for the left and right margins column spacing are too large for the page width in some sectors”

Để khắc phục bạn làm như sau

Bước 2: Import những kiểu (style) định dạng từ một file có sẵn dùng DEVELOPER TAB

Trước hết bạn phải kích hoạt Developer tab trong Word nếu bạn chưa thấy nó xuất hiện trên thanh Ribbon. Để kích hoạt nó các bạn làm như sau click vào File > Options> Custom Ribbon để thêm Developer dưới Main Tabs vào ribbon. Nhìn hình bên dưới:

Kích hoạt developer tab trong word

Sau khi kích hoạt bạn sẽ thấy thêm tab developer trên thanh ribbon, bạn click vào đó để import những style từ một file bạn đã ưng ý DEVELOPER -> Document Template

Developer Tab trong Word Hộp hội thoại Templates and Add-ins hiện ra bạn nhấn vào **Organizer

Hộp thoại Templates and Add-ins **Nhấn **Close **để đóng các style có sẵn trong file normal

Import Style tu mot file Word co san

Chon Style trong file Word co san

Copy Style tu file Word co san sang file can chinh sua

Thế là xong phần nhập các style từ một văn bản có sẵn để áp dụng cho văn bản đang chỉnh sửa. Quá dễ dàng phải không các bạn?

Bước 3: Gán phím tắt cho style và bắt đầu định dạng nhanh Sau khi import tất cả các style từ một file có sẵn, tôi thường định dạng phím tắt cho 2 style thông dụng là Heading 1 và Heading 2 để đưa những đề mục của file văn bản cần chỉnh sửa về 2 style đó cho nhanh.Tôi chỉ thường sử dụng 2 style đó vì hai style đó giúp tôi tạo nhanh mục lục trong Word. Với mục lục trong Word thường tôi chỉ cần 2 đề mục đó mà thôi.

Để gán phím tắt cho Heading 1 là “Ctrl + 1” nghĩa là khi tôi đặt con trỏ ở đầu một đoạn và nhấn đồng thời hai phím Ctrl và số 1 thì đoạn đó sẽ được đưa về style là Heading 1 tôi làm như sau:

Trên thanh ribbon click CHUỘT PHẢI vào style Heading 1 và chọn Modify như hình dưới

Gán phím tắt cho style

Cửa sổ **Modify Style **hiện ra nhấn mũi tên chỗ Format và chọn Shorcut key…

**

**

gán phím tắt cho style

Cửa sổ Customize Keyboard hiện ra, bạn để con trỏ ở chỗ **Press new shortcut key và nhấn cùng lúc tổ hợp phím mà bạn muốn gán. Ở đây tôi dùng tổ hợp phím Ctrl + 1. Sau đó bạn nhấn vào nút Assign như trên hình dưới. Vậy là bạn đã có phím tắt là ****Ctrl + 1 **cho Heading 1 rồi. Để định dạng thì bạn trở lại văn bản cần định dạng, đặt con trỏ ở đầu đoạn và sau đó nhấn tổ hợp phím **Ctrl + 1, **kiểm tra xem đoạn đó đã được đưa về Heading 1 chưa bằng cách đặt con trỏ ở đầu đoạn và nhìn lên mục Style nếu thấy nó ở Heading 1 là được.

Gán phím tắt cho style 3

Bước 4: Tạo mục lục trong Word tự động và nhanh chóng

Bước 5: Chuyển sang định dạng PDF và bắt đầu in ấn

Nếu bạn có comment hay góp ý gì vui lòng gửi mail đến admin@onlinekiem.com nhé. Cảm ơn bạn